Configura la disponibilidad de tu tour: Eventos sin reservas, tamaño del grupo, límite por reserva y reservas con compromiso de pago (solo PRO)

En este artículo te explicamos tres puntos clave para configurar tus reservas:

1. Bloquear eventos sin reservas previas
   
2. Máximo número de walkers por evento
   
3. Máximo número de walkers por reserva
   

Encuéntralos en Mis tours > Editar > Disponibilidad

Bloquear eventos sin reservas previas

Esta opción te permite organizarte mejor y te evita hacer el tour si no hay nadie apuntado antes de un determinado momento. Deberás definir con cuánta antelación necesitas tener al menos una reserva para que el evento esté activo.

El valor que establece la plataforma por defecto es de 2 horas de antelación. Lo que implica que si no recibes una reserva 2 horas antes de que empiece el tour, este evento permanecerá invisible a los viajeros y nadie podrá reservar.

Ejemplo: Si configuras el bloqueo para 3 horas y tu tour es a las 10h, si no recibes al menos una reserva a las 7h, el evento quedará automáticamente invisible para los viajeros y ya no podrán reservarlo para ese día.

Ten en cuenta que este límite es solo para la primera reserva. Las siguientes pueden entrarte hasta el último minuto.

Máximos walkers por Evento

Aquí defines cuántas personas como máximo pueden asistir al tour en un mismo evento.
Se trata de un límite total: suma todas las reservas (individuales o de grupo) que se hayan hecho para esa hora.

Si tienes una cuenta Hobby, este valor está limitado a 5 personas.

Si tienes una cuenta PRO, el valor por defecto es de 100 personas, pero puedes modificarlo libremente según tu disponibilidad o el tipo de experiencia que ofrezcas.

Ejemplo: Si el tamaño máximo de tu grupo es 13, lo puedes completar con estas reservas:
2pax + 4pax + 1pax + 4pax + 2pax = 13

Este límite ayuda a garantizar la calidad del tour, especialmente si prefieres grupos reducidos o si hay restricciones en tu ciudad (por ejemplo, Amsterdam o Barcelona)

Máximos walkers por Reserva

Este ajuste solo está disponible para cuentas PRO. Determina el número máximo de personas para una única reserva. El valor por defecto es de 6 walkers por reserva, pero puedes ajustarlo.

Si un viajero quiere reservar más personas de las permitidas, el sistema no se lo permitirá.

Ejemplo: Si el tamaño máximo de personas que admites en una sola reserva es 6, para el ejemplo anterior, podríamos completar el grupo con estas reservas:

6pax + 2 pax + 5pax = 13

Aceptar reservas de más personas con compromiso de pago

Las reservas con compromiso de pago son una opción exclusiva para cuentas PRO.  El valor por defecto es de 20 personas, pero puedes cambiarlo en cualquier momento.

Ejemplo: supongamos que hemos limitado el tamaño máximo de todo el grupo a 20 personas y el tamaño máximo de personas en una sola reserva lo dejamos en 6, pero estaríamos dispuestos a aceptar una reserva de hasta 8 personas, si es con compromiso de pago. Podríamos completar el grupo con estas reservas:

6pax (sin compromiso de pago) + 7pax (con compromiso de pago) + 2pax + 1pax + 4pax =20

Obligaciones del viajero en reservas con compromiso de pago

Cuando un viajero va a reservar para más personas de las que admites por reserva y tienes el compromiso de pago activo, la plataforma le informa de que si quiere proceder con la reserva, ha de aceptar que abonarán una cantidad fija al inicio del tour. La cantidad por defecto es 12 € por adulto y 5 € por niño, aunque puedes cambiar estos importes en cualquier momento.

Tú decides el tamaño máximo por reserva. Aceptar grupos más grandes por reserva podría contribuir a mejorar tus métricas (tamaño medio de la reserva) y por tanto, el posicionamiento de tu tour.

¿Cómo identificar las reservas con compromiso de pago?

Aparecerán identificadas con la etiqueta Compromiso de pago. Puedes verlo en tu calendario, clicando sobre el evento.

¿Cómo gestionar las reservas con compromiso de pago desde el calendario?

De la misma forma que gestionas cualquier otra reserva.

• Marcaje de asistentes (has de marcarlos como cualquier otra reserva en tu calendario)
  

• Uso de créditos (solo se descuentan adultos)

Recuerda: El viajero deberá pagar al inicio del tour. Tú eres el único responsable de recaudar los importes pactados. El viajero NUNCA pagará por adelantado nada a GuruWalk

Preguntas frecuentes (solo casos PRO)

¿Qué pasa si un walker intenta reservar para más personas de las que estableciste en tu límite?

El sistema le muestra un aviso bloqueante y no le permite completar la reserva.

¿Qué pasa si se saltan mi límite máximpo por reserva haciendo dos reservas separadas?

La plataforma detecta la mayoría de estos casos y los identifica como reserva de grupo, con un icono característico.

¿Cómo actuar si el sistema ha detectado dos reservas que realmente pertenecen a un grupo?

Puedes explicar al walker que no aceptas grupos (como se le indicó en el proceso de reserva) y tienes 2 opciones:

1. Admitir el grupo si acepta tus condiciones
   
2. No admitirlo y en este caso:
   
1. Márcalos como asistentes desde tu calendario
2. Reporta negativamente a los viajeros
   
3. Contacta a tu Account Manager para solicitar la devolución de créditos
   

Para que la devolución de créditos sea posible, es preciso que el sistema haya identificado las reservas con el icono

¿Qué pasa si una reserva de grupo me cancela o no se presenta?

1. Si un grupo cancela su reserva a menos de 12h de que empiece el tour:
   Contacta a tu Account Manager para comunicarle lo sucedido y que te ayude a gestionar los siguientes pasos.
   
   
2. Si un grupo no se presenta al tour:
   
1. Márcalos como asistentes desde tu calendario
   
2. Repórtalos negativamente
   
3. Contacta a tu Account Manager para comunicar lo sucedido y que te ayude a gestionar los siguientes pasos.
   

¿Y si el sistema no detecta 2 reservas como grupo pero tengo la seguridad de que esas reservas van realmente juntas?

Puedes explicar al walker que no aceptas grupos. Si niegan que son grupo, te recomendamos que sigas adelante con el tour con normalidad.

Si después tienes problemas con los viajeros, repórtalos negativamente y ponte en contacto con tu Account Manager para que te de una solución que se adapte a lo sucedido.

¿Qué pasa si una reserva identificada como "Compromiso de pago" no quiere pagar en el punto de encuentro?

Si la reserva está identificada y el walker no quiere pagar en el punto de encuentro, puedes recordarle que en el email de confirmación aceptó las condiciones del tour.

Si aun así no quiere realizar el pago:

1. Marca esta reserva como "asistente" desde tu calendario para no perjudicar tus métricas
2. Invítales a abandonar el tour y reporta negativamente a este walker
   
3. Contacta a tu Account Manager para comunicar lo sucedido y que te ayude a gestionar los siguientes pasos

¿Y si quiero desactivar el compromiso de pago?

Puedes hacerlo cuando quieras.

Ten en cuenta que las reservas ya realizadas con compromiso de pago se mantienen activas bajo esas condiciones, aunque luego desactives la opción

¿Una reserva con compromiso de pago paga también a GuruWalk?

Nunca.

GuruWalk toma los datos de la tarjeta del viajero únicamente como medida preventiva y para tratar de maximizar las posibilidades de que el grupo se presente a tu tour. Solo se les indica que, en caso de no presentarse, se les cobrará un importe de 15€, pero no se retiene ningún importe.

Si el viajero te dice que ya ha pagado a la plataforma, esto es FALSO. No se les cobra nada ni en el proceso de reserva ni al inicio del tour ni a la finalización del mismo.

 

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