¿Por qué es importante contactar a los viajeros?

• Recibir más dinero: los viajeros suelen preparar el dinero que te darán ¡antes del tour! Entonces, todo lo que haces a priori puede tener un impacto en esa cantidad.
  
• Tener mejores opiniones: si brindas una experiencia increíble antes y después del guruwalk, los viajeros se sentirán agradecidos y escribirán sobre eso en sus comentarios.
  
• Reducir los no-shows: cuando los viajeros vean que te preocupes por ellos, ¡también se preocuparán por ti! Y te avisaran en mayor medida si no pueden asistir a tu guruwalk.
  

Puedes lograrlo si:

1. Los viajeros te ven como un profesional. Actuar como un profesional consiste en enviar mensajes personalizados, útiles y bien estructurados a los viajeros. Demuestra que te preocupas por ellos. Un guía profesional responde a todas sus dudas y preguntas dentro de un corto período de tiempo y les da recomendaciones para mejorar su estancia en su ciudad.
2. Los viajeros tienen mejores expectativas para el recorrido. ¿Va a llover? ¿Hace mucho frío afuera? ¿Algunos museos van a estar cerrados? Lee de nuevo la descripción de tu guruwalk y pregúntate cómo los viajeros imaginan la experiencia que tendrán. Cuanto más cerca de la realidad, mejor. Así que no dudes en enviar un mensaje a los viajeros antes del tour para asegurarte de que tienen las expectativas correctas.

Contactar a los viajeros antes del tour

Como hemos dicho antes, todos tus mensajes deben ser útiles, personalizados y bien estructurados. Olvídate de escribir emails fríos y hazlos amigables y profesionales al mismo tiempo.

Para guardar y organizar tus plantillas, puedes usar Trello, con tarjetas de colores que contienen las diferentes plantillas. Trello es excelente, ya que también es una aplicación, por lo que puedes responder rápidamente en cualquier situación.

Caso 1: Si tienes una reserva una semana / unos días antes

Primer mensaje – Confirmar la reserva

• ¿Cuándo? Cuando recibas la reserva.
• ¿Cómo?
  • Presentarte;
  • Confirmar personalmente la reserva;
  • Dar las gracias por la reserva;
  • Explicar el enfoque de tu recorrido (= cumplir con las expectativas);
  • Dar tu número otra vez;
  • Dar el enlace de tu guruwalk para más detalles.

Segundo mensaje – Recordatorio con información práctica

• ¿Cuándo? Al menos 24-48h antes del recorrido.
• ¿Cómo?
  • Información práctica (día, horario, punto de encuentro, formas de reconocerlo);
  • Recomendaciones (zapatos, crema solar, tráfico, cómo usar el transporte público, …);
  • Pregunta si hay algún cambio.

Caso 2: Si tienes una reserva con mucha antelación

Imagina que tienes una reserva para un tour en 2 meses. Muchas cosas pueden pasar en 2 meses.

Imagina que el viajero te pregunta si el recorrido está confirmado, pero aún no lo sabes. En este caso, es muy importante responder, ¡incluso si no estás seguro! Siempre debe responder a los viajeros, para que sepan que viste sus mensajes.

Un poco antes del tour, te sugerimos que envíes un mensaje adicional, invitando a los viajeros que vuelvan a confirmar su asistencia.

Mensaje adicional – ¿Puedes volver a confirmar?

• ¿Cuándo? Al menos una semana antes del recorrido, entre el primer mensaje de confirmación y el recordatorio.
• ¿Cómo?
  • Pidiendo otra vez la confirmación al walker;
  • Preguntar por el número de teléfono del viajero (si no figura en la reserva);
  • Enlace del tour;

Caso 3: Si tienes una reserva de última hora

Imagina que tienes una reserva el mismo día o unas horas antes del tour. En esta situación, tus walkers probablemente ya están viajando y la mayoría de ellos no mirarán sus emails. Por eso podrías no enviar emails, pero aun así recomendamos enviar uno, por si acaso. Es solo un mensaje para confirmar el recorrido y enviar información práctica.

Mensaje de reserva de última hora

• ¿Cuándo? Cuando recibas la reserva.
• ¿Cómo?
  • Presentarte;
  • Dar las gracias / confirmar la reserva;
  • Dar detalles prácticos;
  • Dar algunas recomendaciones;
  • Dar tu número de teléfono otra vez;

Contactar con los viajeros después de la visita

Puedes hacerlo el mismo día del recorrido, a través del mensaje automático de agradecimiento que puedes activar,  o puedes hacerlos unos días después, porque los viajeros tienen menos probabilidades de consultar sus emails mientras viajan. La mayoría de los gurus piden el número de teléfono de los viajeros para enviarles la foto del grupo. Pero también podría ser para dar algunas recomendaciones locales, responder una pregunta, etc.

Una semana después del tour

¿No tienes el número de teléfono de tus viajeros? ¿No quisiste molestarlos durante su estancia? No te preocupes, todavía puedes enviar un email. Después de una semana, la mayoría de los viajeros regresan a casa con un acceso más fácil a sus emails, por lo que es buen momento para enviar un pequeño mensaje invitando a dejar una opinión (en el caso de que no hayan dejado uno, por supuesto).

Aquí te dejamos un ejemplo que escribe una agencia de nuestra plataforma en Bélgica y que lo hace muy bien:

¿Y tú? ¿Hay algo que te gustaría añadir? ¿Cómo contactas con los viajeros?